FAQ Séjours encadrés

Accéder directement aux informations souhaitées :

• Procédure d'inscription
• Documents nécessaires au passage des frontières
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• Hébergement en résidence
• Transports
• Cours de langue
• Informations pratiques
• Questions santé
• Réunions d'informations

Procédure d'inscription

Comment s'inscrire ?

• Via notre site internet (paiement sécurisé)
• Par téléphone : 05 65 76 55 25
• Par courrier : Nacel - CS 83329 12033 RODEZ Cedex 9

Pour tout type d'inscription, un acompte de 200€ vous sera demandé. 

A noter :

• Pour une inscription par courrier ou téléphone, veuillez renvoyer le bulletin d'inscription signé ainsi qu'une photo d'identité.

Date limite d'inscription

Il n'y a pas de date limite d'inscription : le séjour est clos lorsque le nombre de places attribuées est atteint. En revanche, plus tôt vous vous inscrivez, plus vous aurez de choix au niveau des séjours.

Paiement du séjour en plusieurs fois

Les paiements du séjour peuvent être échelonnés. Cependant, l'intégralité du coût du voyage doit être impérativement réglée avant le départ.

Quand dois-je payer le solde ?

Le solde du séjour doit être réglé à réception du dossier voyage que vous recevrez 45 jours avant le départ.

Moyens de paiement

Vous pouvez régler par :

• Carte bancaire (à l'exception de l'American Express)
• Chèque
• Chèques vacances
• Espèces (dans nos points de vente)
• Virement bancaire
• Chèque CADO
• Box Go&Live.

Où retourner les pièces constitutives du dossier de mon enfant ?

Vous pouvez retourner le dossier complet au centre administratif à l'adresse suivante : Nacel - CS 83329 12033 RODEZ Cedex 9.

Souscription des assurances

Pour protéger votre enfant, nous vous conseillons vivement de souscrire une assurance. Il sera ainsi couvert avant, pendant et après le séjour.

Pour faciliter vos démarches, nous vous proposons un contrat d’assurance négocié au meilleur prix et comprenant l’ensemble des assurances indispensables :

• Assurance assistance/rapatriement : Si vous avez besoin de consulter un médecin ou d’être hospitalisé, nous prenons en charge les frais médicaux. Un service d’assistance médicale est mis à votre disposition 24h/24 et 7j/7 pour vous accompagner dans ces démarches à l’étranger. Elle couvre les frais médicaux, l’hospitalisation et le rapatriement.
• Assurance annulation : Si vous tombez malade et ne pouvez pas partir, nous vous rembourserons le prix du séjour.
• Assurance vol de bagages : Elle couvre le vol de bagages dans la limite de 1500€.

 Ce pack vous est proposé aux tarifs suivants :

• 30€ pour tout séjour jusqu’à 6 nuits,
• 45€ de 7 à 12 nuits,
• 60€ de 13 à 29 nuits,
• 150€ de 30 nuits à 90 jours,
• 450€ au-delà 90 jours.

A défaut de souscrire notre assurance, votre enfant devra toujours disposer sur lui du nom de la compagnie d’assurance qui le couvre, le numéro de sociétaire, ainsi qu’un numéro d’urgence joignable 24h/24 depuis l’étranger.

Login et mot de passe perdus

Le login et le mot de passe se trouvent sur l'accusé de réception reçu avec l'inscription.

Différences entre placement simple et double

Les références de séjours se terminant par S signifient qu'il n'y a qu'un seul francophone dans la famille hôtesse mais avec la possibilité qu'il y ait d'autres participants de nationalité différente.
Les références de séjours se terminant par D signifient qu'il y a 2 francophones dans la même famille hôtesse avec la possibilité qu'il y ait d'autres participants de nationalité différente. Il est envisageable de séjourner dans la même famille qu'un ami de même sexe. Pour cela, il suffit de nous communiquer son identité lors de l'inscription. Cependant, si votre enfant ne connaît personne, il sera placé de manière aléatoire avec un membre du groupe de même sexe. 
A noter : De nombreux séjours dont les références se terminent par D offrent la possibilité d'une option en placement simple.

Documents nécessaires au passage des frontières

Pour les séjours en Europe

• Carte d'identité
• Carte Européenne d'Assurance Maladie (voir avec votre CPAM)
• Autorisation de sortie du territoire (pour les mineurs)*.

Pour tous les autres pays

• Passeport à son nom et d'une validité au moins égale à 6 mois après la date retour du séjour, pour la plupart des pays.
• Autorisation de sortie du territoire (pour les mineurs)*.

*L'autorisation de sortie du territoire est rétablie depuis le 15 janvier 2017. Elle est obligatoire pour tous les mineurs voyageant sans l'un de leurs parents, pour toutes les destinations (Europe et hors Europe).
L'enfant devra présenter les trois documents suivants lors du contrôle aux frontières :

• Sa pièce d'identité valide (CNI ou passeport)
• Photocopie de la pièce d'identité (CNI ou passeport) du parent signataire de l'autorisation de sortie du territoire
• La copie du livret de famille (si l'enfant ne porte pas le nom du parent signataire de l'autorisation)
• L’autorisation de sortie du territoire : formulaire CERFA n°15646*01, sur www.service-public.fr, rubrique "étranger" > "voyager à l'étranger".

Cas particulier pour les séjours aux Etats-Unis

Seul le passeport à lecture électronique est admis pour être dispensé de visa. 
Depuis 2009, les participants devront obtenir une autorisation de voyage ESTA avant d'être embarqués à bord d'une compagnie aérienne. Elle doit être téléchargée sur le site https://esta.cbp.dhs.gov. Des instructions seront communiquées aux parents lors de l'inscription. 
En savoir + sur les formalités ESTA pour les USA.

Cas particulier pour le Canada

Une autorisation de voyage électronique (AVE) est nécessaire depuis avril 2016. Toutes les précisions vous seront communiquées à l'inscription.

Les participants de nationalité étrangère sont invités à se renseigner le plus tôt possible sur les formalités de douane auprès du consulat du pays dans lequel ils vont séjourner. Nacel ne saurait être tenu pour responsable dans le cas où les participants n'auraient pas les documents requis à l'entrée et à la sortie du pays de séjour. Un délai de 5 à 6 semaines peut être nécessaire à l'obtention des divers documents.

Cas particulier pour la Nouvelle-Zélande

Depuis le 1er octobre 2019, les participants devront obtenir une autorisation pour tout séjour ou transit via la Nouvelle-Zélande. La demande du NZeTa se fait en ligne pour tout séjour de moins de 90 jours et sera valide pendant 2 ans. La demande peut se faire via le site suivant : https://www.newzealandeta.com/?utm_source=google&utm_medium=cpc&gclid=EAIaIQobChMIlYPMjqrz5QIV1YbVCh3xWA9OEAAYASAAEgJrIvD_BwE
La validation pourra prendre jusqu’à 72 heures.

Hébergement en famille

Comment les familles sont-elles recrutées ?

Les familles hôtesses sont recrutées par le directeur de centre local qui leur rend visite au préalable. Les critères de sélection sont la qualité de l'accueil, la disponibilité, le confort et la volonté d'accueillir.

Qui effectue le placement de mon enfant dans la famille ?

Le responsable local sélectionne les familles au préalable. Le dossier de l'enfant lui est envoyé afin qu'il puisse tenir compte des éventuels souhaits, allergies et problèmes de santé.

Quand recevrai-je les coordonnées de la famille ?

Entre 3 et 10 jours avant le départ. Il peut arriver qu'elles vous soient communiquées au dernier moment en cas notamment d'inscription tardive ou lorsque la famille prévue tarde à confirmer.

Peut-on la contacter avant le départ ?

Si vous souhaitez contacter la famille hôtesse, il est recommandé de le faire par téléphone, voire par e-mail si l'adresse vous est communiquée.

La famille a-t-elle une adresse e-mail ?

La famille ne dispose pas forcément d'une adresse e-mail. Lorsque nous connaissons l'adresse e-mail, nous vous la communiquons.

Blanchissage du linge

Le blanchissage est prévu une fois par semaine pour les séjours de plus d’une semaine. L'enfant doit de sa propre initiative donner son linge sale à la famille.

La famille a-t-elle des enfants ?

Certaines familles peuvent être des couples au sens large avec ou sans enfants, des personnes seules avec ou sans enfants, des couples de même sexe. Il peut s'agir également de personnes retraitées.

Quel est le nombre d'enfants étrangers qu'une famille peut accueillir ?

Nous demandons à nos familles hôtesses d'accepter simultanément au maximum 4 participants, quelles que soient leurs nationalités suivant la norme européenne des séjours linguistiques. Cependant, pour Malte, ce nombre peut être plus important : 6 participants au maximum à la fois.

Quel est le nombre d'enfants francophones par famille ?

La plupart de nos séjours proposent un hébergement à deux francophones par famille. Veuillez vérifiez en consultant le séjour de votre choix. Certains programmes offrent exclusivement la possibilité de placement double. Dans le cas de placement double, nous nous réservons la possibilité de placer exceptionnellement 1 ou 3 participants dans une même famille si le nombre total d’étudiants du groupe est un nombre impair.

Un enfant peut-il être placé avec un ami ?

Oui, seulement si celui-ci est de même sexe et pour les programmes ayant une référence se terminant par D.

Combien y-a-t'il d'enfants par chambre ?

Le placement est limité à 3 enfants par chambre en fonction de la superficie de la chambre.

Comment s'effectuent les déplacements du lieu d'hébergement jusqu'au lieu de cours ?

Lorsque la famille habite à plus de 20 minutes à pied de l'école, nous remettons à l'étudiant une carte de transport pour les séjours en train ou en avion. Concernant les voyages en autocar français, ce dernier effectue un ramassage matin et soir. Les familles résident alors à 15 minutes au maximum à pied du point de ramassage le plus proche.

Faut-il faire un cadeau à la famille ?

Nous vous conseillons, si vous le souhaitez, d'offrir un cadeau simple à la famille d'accueil. Il est recommandé d'éviter les produits alimentaires et les boissons qui seraient susceptibles d'être retenus par les douanes. Ce n'est pas forcément le cadeau le plus onéreux qui fera le plus plaisir !

Mon enfant peut-il sortir le soir ?

Votre enfant peut sortir le soir, sauf si vous avez coché l'interdiction sur le bulletin d'inscription. Les enfants doivent toutefois respecter l'heure de retour dans les familles fixée en fonction de leur âge. Les sorties sont strictement interdites dans les grandes métropoles aux Etats-Unis, Canada et Australie.

Quelles sont les activités de l'enfant le weekend ?

La famille hôtesse n'est pas tenue d'assurer des sorties ou des activités le weekend. Elle lui fait partager sa vie quotidienne sans pour autant devoir la modifier, ce qui serait d'ailleurs à l'opposé du but recherché. Les participants sont libres d'organiser leur journée comme ils le souhaitent.

Hébergement en résidence

Les draps et les serviettes de toilette sont-ils fournis ?

Dans tous les cas, les draps sont fournis. En revanche, pour les serviettes de toilette, cela dépend des résidences. Cette information vous sera communiquée sur le programme détaillé du séjour que vous recevrez 45 jours avant le départ.

Les chambres ferment-elles à clé ?

Pour des raisons de sécurité, les chambres ne ferment pas à clé.

Stockage des effets personnels

Un coffre est généralement disponible dans les résidences afin de stocker d'éventuels effets personnels. Toutefois, nous vous suggérons de ne pas emporter des objets de valeur.

Puis-je joindre mon enfant pendant le séjour ?

Il est recommandé de joindre votre enfant seulement en cas d'urgence. Pour vous assurer du bon déroulement du séjour, vous avez la possibilité de consulter un serveur vocal afin d'obtenir des informations d'ordre général. Les modalités de consultation de ce serveur vous sont transmises 45 jours avant le départ.

Blanchissage du linge et marquage

Le blanchissage du linge est effectué une fois par semaine, pour les séjours de plus d'une semaine, à la condition que le linge soit marqué au préalable. Ce sont les accompagnateurs qui seront responsables de cette tâche.

Y a-t-il un accompagnateur français dans la résidence ?

Oui, l'équipe d'encadrement présente au départ de votre enfant reste sur place durant toute la durée du séjour.

Les enfants sont-ils avec des enfants d'autres nationalités dans la chambre ?

Votre enfant peut être avec des enfants de nationalités différentes mais cela reste exceptionnel. En général, les responsables des résidences préfèrent regrouper les jeunes de même nationalité dans la même chambre.

Mon enfant peut-il sortir le soir ?

La résidence est fermée le soir. Votre enfant ne peut donc pas sortir, à l'exception de la résidence Commonwealth à Londres. Cependant, des activités de veillées sont organisées dans l'enceinte de la résidence.

Y a-t-il une caution ?

Généralement, il y a une caution. Cette information vous sera communiquée lors de la réception du dossier voyage 45 jours avant le départ.

Quelles sont les activités le weekend ?

Le samedi, des excursions sont généralement prévues. Le dimanche, les participants se détendent, se reposent et organisent également des jeux.

Transports

Le transport est-il compris dans le prix du séjour ?

Oui, au départ des villes indiquées dans les tableaux récapitulatifs de nos séjours. Les séjours pour lesquels seul un départ de Paris est prévu, un pré-acheminement de province peut être souscrit en supplément.

Les pré-acheminements et les trajets aller-retour sont-ils encadrés ?

Le pré-acheminement province/Paris souscrit en supplément est non encadré. Les voyages en autocar sont encadrés dès leur premier point de charge. Les voyages en train ou avion depuis Paris sont encadrés.

Les repas sont-ils fournis durant le trajet ?

Les repas durant le trajet ne sont pas fournis.
Pour les voyages en autocar, des arrêts fréquents sont prévus sur des aires d'autoroute permettant de se restaurer. Il est également possible d'apporter un pique-nique.
Pour les voyages en train, un pique-nique est à prévoir.
Enfin, pour les voyages en avion, beaucoup de compagnies aériennes ne servent plus de repas gratuits à bord. C'est pourquoi il vous faut prévoir de l'argent de poche pour payer les repas. Il est aussi possible de se restaurer avant l'embarquement. Pensez à garder un peu d'argent de poche pour les repas pendant le voyage retour.

La ville de départ et celle du retour peuvent-elles être différentes pour les transports en bus et les pré-acheminements ?

La ville de départ et celle du retour peuvent être différentes. Il vous suffit seulement de nous l'indiquer lors de l'inscription.

Quand vais-je recevoir les titres de transports ?

Vous recevrez les titres de transports seulement si vous avez opté pour un pré-acheminement de province en supplément. Pour les autres départs, ce sont les accompagnateurs qui auront les billets de transports.

Conduire mon enfant sur place entraîne-t-il une réduction sur le prix du voyage ?

Cela n'entraîne pas toujours une réduction sur le prix du voyage. Cette information vous sera communiquée par nos services sur demande.

J'habite en province et le départ du séjour s'effectue de Paris uniquement : comment conduire mon enfant à Paris ?

• Vous pouvez souscrire un pré-acheminement non encadré de province qui comprend le titre de transport ainsi que l'accueil à Paris.
• Vous pouvez acheter vous-même les titres de transports et souscrire un accueil personnalisé à Paris par nos escortes.
• Vous pouvez acheter vous-même les titres de transports sans accueil personnalisé. L'enfant est alors responsable de son transfert.
• Vous pouvez vous-même accompagner votre enfant jusqu'à Paris.

J'ai choisi un accueil personnalisé à Paris

Aurai-je les coordonnées de l'escorte ?

Vous n'aurez pas les coordonnées de l'escorte. En revanche, celle-ci a celles de votre enfant et son numéro de portable. Pensez donc à l'indiquer à l'inscription.

Comment identifier l'escorte lors de l'arrivée ?

Lors de l'arrivée, l'escorte aura un panneau avec le nom de l'enfant inscrit dessus.

A-t-on les coordonnées de l'hôtel ?

Vous n'aurez pas les coordonnées de l'hôtel car celui-ci peut être différent en fonction des réservations effectuées.

Un dîner est-il prévu si une nuit est passée à l'hôtel ?

Si une nuit est passée à l'hôtel, le dîner n'est pas compris dans le prix du pré-acheminement. Cependant, l'escorte présente à l'hôtel accompagne les enfants dans un point de restauration.

Y a-t-il un adulte présent dans l'hôtel ?

Un adulte sera présent dans l'hôtel. En revanche, Nacel dégage toute responsabilité pendant la durée du séjour à l'hôtel y compris la nuit où le participant est responsable de son réveil au matin ou s'il sort de l'hôtel.

Mon enfant peut-il être récupéré par une tierce personne à son retour du séjour ?

Au retour, votre enfant peut être récupéré par une tierce personne. Cependant, vous devez nous indiquer cette information avant le départ de votre enfant.

Dois-je respecter scrupuleusement l'heure de convocation ?

Vous devez respecter impérativement l'heure de convocation. La SNCF et les compagnies aériennes demandent de respecter un délai avant le départ sous peine de ne pas enregistrer la personne en cas de retard.
Pour les voyages en autocar, les horaires de convocation doivent aussi être respectés car les itinéraires sont calculés en fonction du temps de trajet nécessaire entre les différents points de ramassage.

Quand a-t-on les horaires de départ et de retour ?

Vous aurez les horaires de départ et de retour 45 jours avant le départ, lors de la réception de votre dossier voyage.

Comment savoir si mon enfant est bien arrivé ?

Vous pouvez consulter le serveur vocal. Cependant, vous devez tenir compte du temps de répartition et d'installation nécessaire aux enfants. (Exemple : l'arrivée du groupe est prévue à 18 h, il n'y aura pas de message sur le serveur vocal avant 21h). Pensez également au décalage horaire !

Pour les voyages en autocar, y a-t-il des arrêts fréquents ?

Des arrêts sur des aires d'autoroute sécurisées sont fréquents afin de respecter la législation et d'assurer le confort maximum des passagers.

Les autocars sont-ils équipés de toilettes, de ceintures, de couchettes ?

Les autocars ne sont pas forcément équipés de toilettes, car la réglementation sur la vidange des toilettes est très stricte. En conséquence, même lorsque l'autocar est équipé de toilettes, ces dernières ne sont utilisées qu'en cas d'urgence. Concernant les ceintures de sécurité, celles-ci sont obligatoires dans les autocars construits après 1999. Enfin, pour les couchettes, elles sont strictement interdites.

Comment se passent les déplacements pendant le séjour ?

Lorsque le voyage principal est effectué en autocar, celui-ci sera utilisé autant que possible pour les déplacements quotidiens. Cependant les jeunes devront se rendre à pied au point de rencontre prévu (maximum 10 à 15 mn de marche). Les familles feront le trajet avec eux le premier jour ou leur indiqueront le chemin. Lorsque le voyage principal est organisé en avion ou train, les trajets quotidiens seront effectués à pied ou en transports en commun si le temps de trajet à pied est supérieur à 20 min. Les titres de transport sont généralement inclus dans le prix et remis sur place (attention, en cas de perte, le rachat de nouveau titre de transport sera à la charge du participant). Le temps de trajet peut prendre jusqu’à 1 h voire 1 h 30 aux USA, Canada ou en Australie et dans certaines métropoles. Ces déplacements ne sont pas encadrés.

Cours de langue

Quel est le nombre d'élèves par classe ?

Les élèves sont 15 au maximum par classe.

Les classes sont-elles multinationales ?

Les classes ne sont pas obligatoirement multinationales. Cette information vous est communiquée sur la brochure ou le site. N'hésitez pas à vérifier cette information auprès de nos services lors de l'inscription.

Les professeurs sont-ils autochtones ?

Les professeurs sont autochtones sauf pour certaines formules très spécialisées pour lesquelles une partie des cours est assurée par des professeurs français, notamment les sessions de préparation au baccalauréat ou encore les sessions des classes préparatoires.

Comment s'effectue la répartition dans les classes ?

La répartition dans les classes s'effectue à la suite d'un test de connaissances réalisé soit sur place à l'arrivée, soit sur Internet si nous vous l'avons demandé lors de l'envoi de l'accusé de réception.

Informations pratiques

Indicatifs téléphoniques par pays

• Afrique du Sud : +27
• Allemagne : +49
• Australie : +61
• Canada : +1
• Chine : +86
• Espagne : +34
• Etats-Unis : +1
• Grande-Bretagne : +44
• Grèce : +30
• Irlande : +353
• Malte : +356
• Mexique : +52
• Vietnam : +84
• Cuba : +53
• Argentine : +54
• Croatie : +385

Adaptateurs pour les prises électriques

Des adaptateurs universels pour les prises électriques sont nécessaires pour tous les pays mis à part l'Allemagne et l'Espagne.

Trousseau

Il n'y a pas de trousseau particulier. Pour certains séjours avec une orientation sportive ou les circuits découverte, des précisions sur l'équipement à emporter vous seront fournies dans le dossier voyage adressé 45 jours avant le départ. Pour les autres séjours, de préférence, optez pour des vêtements simples, faciles à laver. Prévoyez aussi une tenue plus habillée pour les sorties avec la famille. Prévoyez aussi des sous-vêtements en quantité suffisante. Pour les séjours à destination des pays chauds, pensez à la crème solaire ainsi qu'à la crème anti-moustiques... Plus de détails vous seront fournis sur le guide pratique envoyé 45 jours avant le départ.

Argent de poche et devises par pays

Il est conseillé de faire le change en France car cela est plus avantageux. Il est nécessaire de prévoir de l'argent de poche afin de couvrir les dépenses personnelles, les repas pendant les voyages aller et retour, pour compléter les panier-repas, les activités proposées en option ou effectuées hors du groupe et pour les transports urbains. Nous conseillons, pour l'Europe, de prévoir environ 50 à 60€/semaine, et pour les autres pays, environ 80€/semaine.

Matériel nécessaire pour les séjours sportifs

Globalement pour tous les sports, prévoir des baskets, des shorts, des tee-shirts et des chaussettes.
Pour le tennis, apportez votre raquette. Les balles sont fournies.
Pour le football, des chaussures à crampons moulés et à crampons classiques sont nécessaires.
Pour le rugby, il est nécessaire de prendre des chaussures à crampons ainsi qu'un protège dents.
Pour l'équitation, des bottes et une bombe sont à apporter.
Pour le golf, vous devez apporter votre équipement complet.
Enfin, pour la danse, des collants, un justaucorps et des chaussons sont nécessaires.

Questions santé

Mon enfant est malade durant le séjour : comment sera-t-il pris en charge ?

• En Europe : la carte européenne d'assurance maladie doit être présentée à l'hôpital ou au médecin auprès duquel l'accompagnateur amènera votre enfant.
• Hors Europe : si la maladie est bénigne, votre enfant sera accompagné par les accompagnateurs ou la famille hôtesse en consultation chez le médecin. Dans ce cas, il faudra avancer les frais de consultation. Les justificatifs devront ensuite être envoyés à Nacel si vous avez souscrit l'assurance auprès de notre organisme ou à votre assurance personnelle. En cas d'hospitalisation, l'accompagnateur contactera l'assurance concernée pour demander une prise en charge des soins.

Dans tous les cas, l'équipe d'encadrement vous tiendra au courant de tout problème important relatif à la santé de votre enfant.

Mon enfant suit un traitement médical, que dois-je faire ?

Si votre enfant suit un traitement médical, il est nécessaire d'informer le centre administratif avant le départ pour que l'information soit relayée auprès de l'équipe d'encadrement, du directeur de centre et de la famille hôtesse. Si votre enfant emporte les médicaments nécessaires à un traitement médical dans l'avion, il devra également y joindre l'ordonnance correspondante.

Pour quels séjours dois-je fournir la fiche sanitaire de liaison ?

La fiche sanitaire est à fournir pour tous les séjours. Pour les séjours sportifs, la fiche sanitaire est à retourner à Nacel à Rodez. Pour les autres séjours, la fiche sanitaire est à remettre à l'accompagnateur au moment du départ.

Réunions d'information

Les réunions sont-elles obligatoires ?

Les réunions ne sont pas obligatoires. Toutefois, votre présence et celle de votre enfant sont souhaitables surtout s'il s'agit d'une première participation à l'un de nos séjours. Nous y donnerons des renseignements pratiques et nécessaires et répondrons avec plaisir à vos questions.

Que faire si la date de réunion à laquelle je voulais participer est complète ?

Si la possibilité s'offre, vous pouvez choisir une autre date de réunion. Toutes les informations données en réunion figurent dans le guide pratique du pays qui se trouve dans le dossier voyage de votre enfant.

Y a-t-il un compte-rendu des réunions ?

Il n'y a pas de compte-rendu des réunions. Ces réunions ont pour objectif de rappeler ou insister sur les différents points d'organisation du séjour linguistique. Une lecture attentive de la brochure et des divers documents adressés peuvent compenser l'absence à la réunion.